Kawan saya tanya kenapa kemajuan projek dia bila dianalisis oleh sistem pejabat beliau berbeza dengan apa yang dilaporkan oleh kontraktor. Kalau ikut sistem pejabat beliau kemajuan projek lewat 115 hari daripada jadual, tetapi yang kontraktor kira kemajuannya mengikut jadual.

“Kenapa berbeza? Yang mana betul?” Tanya kawan saya.

Saya dah biasa dengan kaedah yang digunakan oleh pejabat rakan saya tu, ia-itu kaedah yang dikenali sebagai “Earned Value” (EV). Kaedah EV menggunakan nilai kerja untuk perancangan dan mengukur kemajuan kerja seperti digambarkan dalam rajah berikut:

Nilai kerja dirancang atau Planned Value (PV), yang dirancang akan dilaksanakan di sepanjang tempoh kontrak, digambarkan dengan garisan hijau. Ia juga dikenali sebagai unjuran kewangan.  Nilai kerja dicapai (kemajuan kewangan) atau Earned Value (EV) pada sesuatu tarikh status, digambarkan dengan garisan merah. Varian Jadual adalah perbezaan di antara EV dengan PV pada sesuatu tarikh status atau tarikh penilaian. Perbezaan inilah yang digunakan untuk menentukan sama ada kemajuan cepat atau lewat dari segi kewangan.

Untuk menentukan lewat atau cepat dari segi masa, kaedah EV menggunakan perbezaan antara tarikh status dengan tarikh sesuatu kemajuan dirancang sepatutnya dicapai. Sebagai contoh, PV pada 28 Februari adalah RM17 juta. Namun EV pada tarikh tersebut adalah RM RM16.5 juta. Katakan mengikut perancangan nilai RM16.5 juta sepatutnya dicapai pada 14 Feb, oleh itu terdapat kelewatan sebanyak 14 hari.

Kontraktor dikatakan menggunakan kaedah CPM untuk menentukan status kemajuan projek. Perisian pengurusan projek seperti MS Project menggunakan “Finish Variance” untuk menentukan sama ada kemajuan cepat atau lewat. Bila saya semak laporan kontraktor, sebenarnya Finish Variance tidak digunakan untuk mendapatkan status kemajuan.

Kontraktor menetapkan wajaran bagi setiap item kerja dan mengira peratus cepat atau lewat item tersebut. Kemudian peratusan tersebut dijumlahkan dan didarabkan dengan tempoh kontrak untuk mendapatkan jumlah hari cepat atau lewat. Cara ini sangat berbeza dengan Finish Variance yang terdapat dalam kaedah CPM.

Sepatutnya Finish Variance digunakan untuk menentukan status kemajuan projek. Jika digunakan, mengikut pengalaman saya, jumlah hari cepat/lewat tidak banyak berbeza dengan kaedah EV.

Penggunaan tips ini akan membantu anda mendapatkan laporan status projek daripada pasukan anda dengan lebih cepat.

Langkah 1: Tetapkan jadual

Jadikan ianya mudah untuk ahli pasukan projek anda mengingati bila mereka perlu menyediakan laporan status projek untuk anda dengan berpandukan jadual yang ditetapkan. Adakah anda memerlukan kemas kini setiap petang Jumaat? Setiap pagi Isnin? Tidak kira bila atau hari apa yang ditetapkan asalkan ianya adalah tetap. Ini akan menjadikannya sebagai rutin bagi ahli pasukan. Mereka boleh mengemaskini status dengan lebih awal kerana mereka tahu bila ia akan diperlukan.

Langkah 2: Gunakan maklumat masa sebenar

Ahli pasukan akan mengambil masa yang lebih lama untuk mengemaskini status projek jika mereka tidak mempunyai akses kepada maklumat masa sebenar. Oleh itu, pastikan mereka boleh mendapatkan data masa sebenar untuk pengemaskinian!

Penggunaan perisian pengurusan projek berasaskan web yang dapat merakam maklumat masa sebenar membolehkan ahli pasukan mendapatkan maklumat yang diperlukan di hujung jari mereka. Mereka boleh menyediakan laporan status projek dengan lebih cepat supaya anda juga akan memperolehinya dengan lebih cepat.

Langkah 3: Sediakan templat

Jika anda mahu ahli pasukan anda memaklumkan maklumat tertentu dan/atau dalam format tertentu, adalah mudah bagi mereka untuk berbuat demikian dengan memberikan mereka templat untuk digunakan. Setiap minggu mereka hanya perlu memadamkan kemas kini terakhir daripada templat dan mengemaskinikannya dengan kemajuan terkini.

Anda akan sentiasa mendapat maklumat yang anda mahu dan mereka tidak perlu teruk memikirkan apa yang perlu dilaporkan! Ia juga membuat anda tidak perlu mengejar apabila mereka terlupa untuk memasukkan sesuatu yang penting dalam laporan, kerana mereka akan diingatkan oleh “keperluan” yang dinyatakan dalam templat.

Langkah 4: Beri peringatan

Gunakan pengurusan tugas dan kemudahan peringatan e-mel dalam perisian pengurusan projek anda untuk mengarahkan ahli pasukan projek mengemaskini kemajuan projek pada masa ditetapkan. Jika anda boleh mengautomasikan penghantaran e-mel peringatan, laksanakannya juga. Ini baik untuk ahli pasukan yang banyak berjalan dan mungkin perlu peringatan e-mel. Lebih banyak yang boleh diautomasikan, lebih mudah untuk anda, dan lebih banyak peluang untuk anda mendapatkan pengemaskinian status projek daripada pasukan projek pada masa yang ditetapkan.

Langkah 5: Kejar, kejar dan kejar

OK, ini bukan cara terbaik untuk mendapatkan laporan status projek dengan cepat, tetapi ia mungkin berkesan jika anda perlu menjadikannya sesuatu yang lazim bagi ahli pasukan tertentu. Kejar jika anda tidak mendapat laporan pada masa yang ditetapkan. Kemudian kejar lagi. Dan sekali lagi! Menyusahkan diri anda tidak akan membuat anda memenangi apa-apa hadiah pengurus projek terbaik tetapi anda akan mendapat apa yang anda mahu akhirnya dan pada masa yang akan datang diharapkan ahli pasukan yang berkenaan akan berhenti dan berfikir dua kali sebelum membiarkan tarikh akhir menghantar kemas kini status projek mereka terlepas.

Definisi kawalan projek seperti yang kita semua tahu merujuk kepada tindakan yang anda ambil sebagai pengurus projek untuk memastikan projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang anda ambil apabila perubahan kepada pelan asal diperlukan.

Selasa lepas saya menghadiri seminar “Doing Right Project Rightly” di INTAN di mana ucaptamanya disampaikan oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Setia Haji Ambrin bin Buang, Ketua Audit Negara. Salah satu punca utama yang telah menyebabkan banyak kegagalan projek, seperti yang didedahkan oleh beliau, adalah kelemahan dalam kawalan projek. Pendedahan tersebut selaras dengan oendapat ramai pakar, pengurus projek bertauliah, ahli akademik, dan ramai lagi. Kelemahan dalam pemantauan dan kawalan merupakan antara penyebab utama kegagalan projek.

Apa yang perlu dipantau? Apa yang perlu dikawal?

Umumnya yang perlu dipantau adalah:

1) Kemajuan sebenar:

• Apakah status aktiviti-aktiviti yang telah dijadualkan untuk minggu/bulan ini?
• Macam mana dengan kemajuan aktiviti? Lebih awal, lewat atau mengikut jadual?
• Adakah perlu mengambil apa-apa tindakan pembetulan/pemulihan?

2) Bajet:

• Berapa banyak yang telah dibelanjakan sehingga kini?
• Berapa banyak peruntukan yang tinggal?
• Adakah anda mempunyai anggaran terkini untuk menyiapkan baki kerja?

3)  Skop:

• Adakah pasukan anda melaksana aktiviti yang di dalam skop atau di luar skop?
• Adakah berlaku apa-apa perubahan yang akan memerlukan tambahan skop?

4)  Kualiti:

• Adakah kerja yang dihasilkan menepati spesifikasi/kontrak? Soalan ini tak patut timbul kerana semestinya atau sepatutnya semua kerja yang dihasilkan hendaklah mematuhi spesifikasi/kontrak. Jika tidak, kerja tersebut tidak sepatutnya disahkan untuk bayaran.
• Jika berlaku ketidakpatuhan, apa tindakan yang perlu diambil?

Bagaimana dengan sumber untuk melaksana aktiviti projek? Perlu tak dipantau? Bagi saya, ianya perlu. Jika sumber yang dibekalkan tidak seperti yang dirancang dari segi jumlah dan keupayaan, aktiviti-aktiviti berkenaan tidak akan dapat disiapkan seperti dijadualkan. Bagaimana pula dengan kesepaduan dan kerjasama ahli pasukan projek?

Pemantauan tanpa kawalan, tidak bererti. Kawalan tanpa pemantauan, tidak menentu. Kawalan sepatutnya menyusuli pemantauan, tetapi ia jarang dilakukan. Kalau ada pun kawalan, ianya dilaksana secara ‘ad hoc’ atau penyelesaian yang bersifat sementara, dibuat secara spontan/tanpa cukup perancangan.

Sebagai contoh, jika kemajuan terlewat daripada jadual, ramai pengurus projek yang akan menambah sumber. Namun begitu beliau tidak membuat analisa apa kesan penambahan sumber kepada pemulihan kemajuan projek. Tidak ramai pengurus projek yang menggunakan teknik mampatan jadual sebagai mekanisme kawalan. Teknik mampatan jadual merujuk kepada kaedah yang digunakan untuk memendekkan jadual, yang mungkin termasuk menambah sumber untuk memendekkan tempoh aktiviti tertentu yang menyumbang kepada kelewatan.

Kejayaan sesuatu projek bergantung kepada perancangan yang sesuai. Pelaksanaan aktiviti yang menepati jadual hanya boleh dicapai melalui penggunaan sistem kawalan projek yang sesuai.