5 Langkah Untuk Cepat Mengemaskini Status Projek

Penggunaan tips ini akan membantu anda mendapatkan laporan status projek daripada pasukan anda dengan lebih cepat.

Langkah 1: Tetapkan jadual

Jadikan ianya mudah untuk ahli pasukan projek anda mengingati bila mereka perlu menyediakan laporan status projek untuk anda dengan berpandukan jadual yang ditetapkan. Adakah anda memerlukan kemas kini setiap petang Jumaat? Setiap pagi Isnin? Tidak kira bila atau hari apa yang ditetapkan asalkan ianya adalah tetap. Ini akan menjadikannya sebagai rutin bagi ahli pasukan. Mereka boleh mengemaskini status dengan lebih awal kerana mereka tahu bila ia akan diperlukan.

Langkah 2: Gunakan maklumat masa sebenar

Ahli pasukan akan mengambil masa yang lebih lama untuk mengemaskini status projek jika mereka tidak mempunyai akses kepada maklumat masa sebenar. Oleh itu, pastikan mereka boleh mendapatkan data masa sebenar untuk pengemaskinian!

Penggunaan perisian pengurusan projek berasaskan web yang dapat merakam maklumat masa sebenar membolehkan ahli pasukan mendapatkan maklumat yang diperlukan di hujung jari mereka. Mereka boleh menyediakan laporan status projek dengan lebih cepat supaya anda juga akan memperolehinya dengan lebih cepat.

Langkah 3: Sediakan templat

Jika anda mahu ahli pasukan anda memaklumkan maklumat tertentu dan/atau dalam format tertentu, adalah mudah bagi mereka untuk berbuat demikian dengan memberikan mereka templat untuk digunakan. Setiap minggu mereka hanya perlu memadamkan kemas kini terakhir daripada templat dan mengemaskinikannya dengan kemajuan terkini.

Anda akan sentiasa mendapat maklumat yang anda mahu dan mereka tidak perlu teruk memikirkan apa yang perlu dilaporkan! Ia juga membuat anda tidak perlu mengejar apabila mereka terlupa untuk memasukkan sesuatu yang penting dalam laporan, kerana mereka akan diingatkan oleh “keperluan” yang dinyatakan dalam templat.

Langkah 4: Beri peringatan

Gunakan pengurusan tugas dan kemudahan peringatan e-mel dalam perisian pengurusan projek anda untuk mengarahkan ahli pasukan projek mengemaskini kemajuan projek pada masa ditetapkan. Jika anda boleh mengautomasikan penghantaran e-mel peringatan, laksanakannya juga. Ini baik untuk ahli pasukan yang banyak berjalan dan mungkin perlu peringatan e-mel. Lebih banyak yang boleh diautomasikan, lebih mudah untuk anda, dan lebih banyak peluang untuk anda mendapatkan pengemaskinian status projek daripada pasukan projek pada masa yang ditetapkan.

Langkah 5: Kejar, kejar dan kejar

OK, ini bukan cara terbaik untuk mendapatkan laporan status projek dengan cepat, tetapi ia mungkin berkesan jika anda perlu menjadikannya sesuatu yang lazim bagi ahli pasukan tertentu. Kejar jika anda tidak mendapat laporan pada masa yang ditetapkan. Kemudian kejar lagi. Dan sekali lagi! Menyusahkan diri anda tidak akan membuat anda memenangi apa-apa hadiah pengurus projek terbaik tetapi anda akan mendapat apa yang anda mahu akhirnya dan pada masa yang akan datang diharapkan ahli pasukan yang berkenaan akan berhenti dan berfikir dua kali sebelum membiarkan tarikh akhir menghantar kemas kini status projek mereka terlepas.

Komen Anda:

Emel anda tidak akan disiarkan. Diperlukan *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>