6 Langkah Penyediaan Jadual Projek Yang Berkesan

number-6

Saya selalu mendengar orang berkata, “buat apa sediakan jadual, projek lewat juga!” Memang benar, banyak projek yang gagal disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun disediakan jadual projek. Namun penyediaan jadual projek semata-mata tidak menjamin kejayaan projek. Kaedah penyediaan dan pelaksanaan jadual projek yang tidak menepati amalan terbaik pengurusan projek mempunyai harapan tipis untuk berjaya. Tidak dinafikan selain dari jadual projek, banyak faktor lain yang turut menyumbang kepada kegagalan pelaksanaan projek.

Menyediakan jadual projek (CPM) yang komprehensif adalah salah satu dari tugas sukar yang perlu hadapi oleh pengurus projek. Pembangunan jadual projek lebih memerlukan seni berbanding sains dengan nisbah 75% – 25%. Hasil pelaksanaan jadual projek selalunya menyokong pendapat ini.

Pengurus projek yang berbeza kebiasaannya mempunyai pendekatan yang berbeza dalam penyediaan jadual projek. Bagi menjamin keseragaman dan keberkesanan, sesetengah organisasi sebagai contoh Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR), menyediakan garis panduan penyediaan jadual projek atau program kerja untuk pasukan projek mereka.

Penyediaan jadual projek seperti yang terkandung dalam Garis Panduan Penjadualan Projek JKR adalah berdasarkan 6 langkah berikut:

Langkah 1: Tentukan Aktiviti Jadual

Tentukan skop kerja yang terlibat, susunkannya mengikut Struktur Pecahan Kerja (WBS). Untuk setiap pakej kerja WBS, tetapkan apa aktiviti yang diperlukan untuk mewujudkan pakej itu. Sebagai contoh, jika pakej kerja anda adalah “memasang pagar dawai,” aktiviti jadual anda mungkin termasuk “membina penapak,” “memasang tiang pagar,” dan “memasang chain-link.”

Langkah 2: Jujukan Aktiviti

Dalam langkah kedua kita jujukan aktiviti dengan menyusunkan mereka mengikut turutan ia patut berlaku. Sebagai contoh, sebelum pasang chain-link kita perlu pasang pagar terlebih dahulu, sebelum pasang pagar perlu siap penapak terlebih dahulu. Ada juga dua atau lebih aktiviti boleh dilakukan secara serentak. Aktiviti-aktiviti tersebut boleh dihubungkan dengan 4 jenis kebergantungan jadual, mengikut kesesuaian (teknikal atau sumber, atau kedua-duanya) seperti siap-ke-mula, mula-mula, siap-ke-siap, dan mula-ke-siap.

Langkah 3: Anggarkan Sumber Yang Diperlukan Untuk Aktiviti

Langkah ketiga melibatkan anggaran sumber yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti. Ianya merangkumi keperluan sumber manusia, jentera, peralatan, dan bahan. Keperluan sumber perlu dirancang terlebih dahulu sebelum membuat anggaran tempoh aktiviti.

Langkah 4: Anggarkan Tempoh Untuk Setiap Aktiviti

Langkah ini melibatkan pengiraan berapa tempoh yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti. Anggaran ini boleh ditentukan melalui kaedah berikut:

Expert Judgement: Bincang dengan seseorang yang biasa atau berpengalaman mengenai apa yang diperlukan untuk menyiapkan aktiviti tertentu.

Analogous Estimate: Pendekatan atas ke bawah; anggaran dibuat dengan melihat projek yang serupa dalam organisasi anda.

Parametric Estimate: Tempoh dianggarkan dengan menggunakan rumus, tempoh = kuantiti / kadar produktiviti.

Three Point Estimation: Juga dirujuk sebagai analisis PERT. Pada dasarnya ia mengambil purata berwajaran anggaran pesimis, yang dijangka, dan optimistik bagi tempoh aktiviti. Anggaran ini adalah dalam bentuk (pesimis + 4x (Jangkaan) + Optimistik) / 6.

Langkah 5: Pembangunan Jadual

Langkah ini adalah proses di mana jujukan aktiviti, sumber yang diperlukan, dan tempoh setiap aktiviti digunakan untuk mengoptimumkan jadual keseluruhan projek. Kaedah atau alat yang digunakan dalam proses ini termasuk kaedah laluan kritikal (CPM), mampatan jadual, analisis senario, pengarasan sumber, dan kaedah rantaian kritikal.

Setelah jadual dibangunkan dan diluluskan oleh Pegawai Penguasa, ia akan disimpan sebagai baseline untuk dijadikan asas pemantauan dan kawalan. Ia juga digunakan untuk analisa lanjutan masa jika berlaku perubahan dalam pelaksanaan projek.

Langkah 6: Anggarkan Kos dan Sediakan Bajet

Langkah ini melibatkan pengiraan kos yang diperlukan untuk melaksana setiap aktiviti projek seperti yang tersenarai dalam jadual projek. Kos yang terlibat adalah kos untuk peruntukan sumber yang diperlukan. Bajet untuk melaksana aktiviti projek disedia berdasarkan anggaran kos sumber. Ia juga dikenali sebagai unjuran aliran tunai projek. Pihak Pegawai Penguasa boleh menyediakan unjuran kewangan projek, lengkung-S kewangan, berdasarkan harga kontrak bagi setiap pakej kerja atau aktiviti yang disenaraikan.

Itulah enam langkah yang anda perlu tahu untuk menyediakan jadual projek yang berkesan. Aktiviti projek perlu dilaksana berdasarkan jadual yang disediakan. Untuk memastikan hasil kerja sejajar dengan perancangan, pelaksanaannya perlu dipantau dan dikawal di sepanjang hayat projek.

Komen Anda:

Emel anda tidak akan disiarkan. Diperlukan *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>