Dalam dunia pembinaan dan pengurusan projek, dua perisian yang paling kerap digunakan untuk membina dan mengurus jadual projek ialah Microsoft Project (MS Project) dan Primavera P6. Kedua-duanya mempunyai kekuatan tersendiri, tetapi matlamat akhirnya tetap sama — memastikan projek disiapkan mengikut masa, bajet, dan skop yang telah ditetapkan.

Namun, ramai pengguna baru — malah yang berpengalaman sekalipun — sering rasa keliru bagaimana nak guna perisian-perisian ini secara praktikal, bukan sekadar klik-klik kosong?

Dalam artikel ini, kita akan lihat cara praktikal dan sistematik menggunakan MS Project dan Primavera P6 untuk membina jadual projek sebenar.

1. Fahami Keperluan Projek & Pemilik

Sebelum mula klik “New Project”, perkara pertama yang perlu dilakukan adalah memahami keperluan pemilik projek (klien). Adakah mereka minta jadual ikut format tertentu (contohnya: format JKR)? Adakah mereka mahu laporan mingguan dalam bentuk Gantt chart atau S-Curve?

✅ MS Project lebih fleksibel dari segi paparan Gantt dan laporan visual.
✅ Primavera P6 pula lebih sesuai untuk projek berskala besar dan bila ada keperluan untuk integrasi dengan sistem ERP atau pemantauan pelbagai projek serentak (portfolio).

2. Tetapkan Tarikh Mula Projek

Langkah pertama sebelum membina jadual ialah menetapkan dengan jelas tarikh mula projek. Ini penting kerana keseluruhan penjadualan akan bergantung kepada titik permulaan ini. Sama ada anda guna MS Project atau Primavera P6, pastikan anda mulakan dengan tarikh yang betul.

➡️ Dalam MS Project, buka tab “Project” dan klik “Project Information”. Tetapkan tarikh mula projek dalam ruangan “Start Date”. Pastikan “Schedule From” dipilih sebagai “Project Start Date”.
➡️ Dalam Primavera P6, buka “Projects” → pilih projek anda → buka tab “Dates”. Tetapkan tarikh mula di ruangan “Planned Start” dan “Project Start Date”.

3. Sediakan WBS (Work Breakdown Structure) Dahulu

Sebelum anda mula memasukkan aktiviti ke dalam perisian, langkah paling penting ialah membina struktur WBS (Struktur Pecahan Kerja). WBS seharusnya disusun berdasarkan hasil kerja akhir (deliverable-based) — iaitu komponen utama projek yang akan disiapkan dan diserahkan kepada pemilik projek, bukan berdasarkan jenis kerja seperti kerja konkrit, kerja paip atau kerja kemasan.

Contoh hasil kerja akhir (deliverables) dalam projek pembinaan termasuk:

• Sub-struktur (contohnya: cerucuk, tetopi cerucuk & stump)
• Super-struktur (contohnya: tiang, rasuk & papak)
• Komponen Seni Bina (contohnya: dinding, siling, pintu, tingkap & kemasan)
• Sistem mekanikal (contohnya: lif, sistem pendingin hawa & pencegah kebakaran)
• Sistem elektrikal (contohnya: pendawaian dalaman, papan suis utama dan panel agihan)

✅ WBS yang dibina berasaskan deliverables membolehkan anda menjejak kemajuan projek secara lebih objektif dan bermakna, selari dengan pencapaian fizikal sebenar di tapak.

➡️ Dalam MS Project, anda boleh bina struktur ini dengan menggunakan fungsi “Indent/Outdent” bagi membentuk hierarki tugas.
➡️ Dalam Primavera P6, anda boleh cipta struktur WBS formal dan letakkan aktiviti di bawah komponen hasil kerja akhir yang sesuai.

💡 WBS berasaskan deliverables bukan sahaja menjadikan jadual anda lebih teratur, malah memudahkan proses pelaporan, pemantauan dan komunikasi antara pihak berkepentingan.

📝 Nota Penting: Susunan deliverables dan aktivitinya dalam jadual mesti selaras dengan kaedah pelaksanaan kerja sebenar seperti yang dirancang oleh kontraktor. Contohnya: Membahagi projek kepada bahagian atau zon binaan dan bina struktur Blok A dahulu, kemudian Blok B.

4. Pecahkan WBS kepada Aktiviti atau Pakej Kerja

Selepas anda membina WBS berdasarkan hasil kerja akhir (deliverables), langkah seterusnya ialah memecahkan setiap komponen WBS kepada aktiviti terperinci atau pakej kerja yang diperlukan untuk menghasilkan deliverable tersebut.

Contohnya, jika salah satu komponen WBS anda ialah “Tiang”, maka aktiviti di bawahnya mungkin termasuk:

• Memasang tetulang
• Memasang acuan (formwork)
• Menuang konkrit

✳️ Petua praktikal:

• Pastikan setiap aktiviti adalah cukup jelas dan boleh diukur kemajuannya.
• Elakkan aktiviti yang terlalu besar (“work package” terlalu umum) atau terlalu kecil (terlalu terperinci tanpa nilai tambah).
• Jika sesuatu aktiviti mengambil masa lebih daripada 20 hari atau melibatkan lebih dari satu pasukan, pertimbangkan untuk pecahkan lagi.

➡️ Dalam MS Project, senaraikan semua aktiviti di bawah setiap WBS menggunakan indent/outline.
➡️ Dalam Primavera P6, aktiviti ditambah di bawah struktur WBS yang telah dibina.

💡 Tujuan utama di sini ialah membina asas aktiviti yang akan dianalisis dalam langkah seterusnya — iaitu menyusun urutan logik, menentukan durasi, dan mengoptimumkan pelaksanaan.

5. Susun Urutan Aktiviti Secara Logik

Selepas semua aktiviti dikenalpasti dan disenaraikan di bawah setiap komponen WBS, langkah penting seterusnya ialah menyusun urutan aktiviti berdasarkan hubungan logik sebenar projek.

Ini bukan sekadar menyusun mengikut “apa mula dulu”, tetapi memerlukan kefahaman terhadap pelaksanaan sebenar projek. Tiga pertimbangan utama dalam menentukan urutan logik aktiviti:

i) Keperluan Teknikal (Technical Requirements)

Susunan aktiviti mestilah mengikut susur galur teknikal projek, seperti keperluan struktur disiapkan sebelum kerja pendawaian, atau tangki air mesti dipasang sebelum sistem diuji.

ii) Kehendak Kontrak atau Perundangan

Urutan aktiviti juga perlu mengambil kira syarat-syarat kontrak yang ditetapkan dan keperluan akta atau peraturan.

Antara keperluan yang perlu dipatuhi sebelum memulakan aktiviti tertentu:

• Penyediaan polisi insuran
• Mendapatkan permit kerja, kelulusan pelan, atau kebenaran daripada PBT/agensi teknikal
• Notifikasi kepada JKKP sebelum kerja tertentu dimulakan
• Pemeriksaan keselamatan oleh jurutera atau pegawai berwibawa
• Penyerahan zon atau fasa tertentu mengikut jadual (contoh: “Fasa 1 perlu siap untuk serahan pada bulan ke-12”)

✳️ Semua keperluan ini mesti dimasukkan sebagai aktiviti tersendiri dalam jadual (contoh: “Sediakan polisi insurans”, “Mohon permit kerja tanah”, “Serahan Fasa 1”), dan disambung secara logik sebagai prasyarat kepada aktiviti fizikal di tapak.

💡 Kesilapan biasa ialah terus menjadualkan kerja fizikal tanpa menyenaraikan dan menghubungkan prasyarat penting seperti insurans atau permit. Ini menyebabkan jadual nampak laju tetapi tidak boleh dilaksanakan di dunia sebenar.

iii) Pengoptimuman Penggunaan Sumber (Resource Optimisation)

Urutan juga boleh dirancang untuk mengelakkan konflik sumber, contohnya:

• Mengelak aktiviti bertindih di zon sempit
• Menyusun supaya pasukan kerja bergerak secara berperingkat antara zon
• Mengelak idle time bagi sumber utama (contoh: tower crane atau concrete pump)

➡️ Dalam MS Project, gunakan hubungan Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF) dan lag/lead time bagi menggambarkan kebergantungan sebenar.
➡️ Dalam Primavera P6, hubungan ini boleh disusun dengan fungsi drag-and-drop atau melalui tab “Relationships”.

✳️Petua praktikal:

• Elakkan sambungan “dangling” (aktiviti tanpa predecessor atau successor, kecuali aktiviti permulaan dan penamat).
• Semak semula untuk pastikan laluan kritikal yang terhasil adalah logik dan boleh dilaksanakan di tapak.

💡 Jadual projek yang tidak disusun berdasarkan logik sebenar mudah mencetuskan masalah semasa pelaksanaan, termasuk gangguan aliran kerja, pertindihan sumber, dan laporan kemajuan yang tidak sahih.

6. Senaraikan Pasukan Sumber Berdasarkan Keperluan Tapak

Sumber yang dimaksudkan dalam penjadualan ialah pasukan atau aset yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Dalam pendekatan praktikal, kita senaraikan sumber dalam bentuk “Resource Team”, bukan individu.

Tiga kategori utama:

a) Pasukan Kerja (Resource Team)

Contoh:

• Pasukan Konkrit
• Pasukan Formwork
• Pasukan Finishing
• Pasukan Pendawaian Elektrik
• Pasukan Sistem Pendingin Hawa

➡️ Ini lebih realistik kerana kerja dilakukan secara berkumpulan dan pengiraan produktiviti biasanya berdasarkan kadar pasukan, bukan individu.

b) Pasukan Peralatan (Equipment Team)

Contoh:

• Mobile Crane Team
• Concrete Pump
• Scaffolding Erection Crew

➡️ Fokus kepada peralatan yang penting, terhad, atau memerlukan pengurusan khas (seperti crane, lif, jentera berat).

c) Sumber Kos Luar atau Pihak Ketiga

Contoh:

• Pasukan Ujian Makmal
• Pasukan Commissioning M & E
• Konsultan Ukur Tanah

Nota: Bahan binaan tidak perlu dimasukkan sebagai sumber dalam program kerja kecuali bahan khas yang perlu tempahan awal (Long lead items).

➡️ Dalam MS Project, buka tab “View” dan pilih “Resource Sheet”. Senaraikan pasukan sumber sebagai Work Resource dan nyatakan kadar atau unit jika perlu.
➡️ Dalam Primavera P6, buka menu “Enterprise” > “Resources”. Tambah pasukan sumber sebagai Labor atau Nonlabor, dan susun mengikut subkontraktor atau jenis pasukan.

7. Tugaskan Pasukan Sumber kepada Aktiviti

Setiap aktiviti perlu dikaitkan dengan satu Pasukan Sumber yang akan melaksanakannya. Ini membolehkan kita:

• Menganalisis keperluan sumber harian
• Mengesan pertindihan atau kekurangan sumber
• Menjana carta penggunaan sumber (resource histogram)

Contoh tugasan:

• Aktiviti “Tuang konkrit Tingkat 1” → Pasukan Konkrit + Concrete Pump
• Aktiviti “Pendawaian DB & soket” → Pasukan Pendawaian Elektrik
• Aktiviti “Ujian tekanan paip” → Pasukan Cold Water Mekanikal

➡️ Dalam MS Project, pilih aktiviti dalam Gantt Chart, kemudian klik tab “Resource” dan tekan “Assign Resources”. Pilih pasukan dari senarai dan klik Assign.
➡️ Dalam Primavera P6, klik dua kali aktiviti untuk buka tab “Resources”, tekan “Add”, pilih pasukan sumber dari senarai, dan tetapkan unit jika perlu.

8. Tetapkan Tempoh Aktiviti Secara Realistik

Jangan sekadar “agak” tempoh aktiviti. Tempoh aktiviti perlu ditentukan berdasarkan:

• Kadar produktiviti sebenar (contoh: berapa hari untuk siapkan 1,000 m² plaster)
• Saiz pasukan atau sumber yang digunakan
• Batasan akses tapak atau had masa kerja

Contoh: Jika satu pasukan boleh siapkan 50 m² sehari dan anda ada 1,000 m², maka durasi = 20 hari.

➡️Dalam MS Project, anda boleh masukkan tempoh terus di Duration field. MS Project membenarkan anda set “Fixed Duration” atau “Fixed Work”.
➡️Dalam Primavera, gunakan unit “days” atau “workdays” dan semak kalendar kerja. Primavera menyokong pelbagai jenis ‘Activity Type’ – Task Dependent, Resource Dependent dan sebagainya.

9. Arahkan Perisian Menjana Jadual

Selepas semua proses sebelumnya telah siap,sekarang bolehlah kita mengira tarikh siap projek.

➡️ Dalam MS Project: Highlight semua aktiviti dan tukar kepada “Auto Schedule” (gunakan ikon di bahagian Task tab). Selepas itu, MS Project akan mengira tarikh siap berdasarkan input anda.
➡️ Dalam Primavera P6: Anda perlu klik butang F9 (Schedule) untuk menjana keseluruhan jadual.

Perisian akan mengira tarikh siap projek, mengenal pasti laluan kritikal dan float bagi setiap aktiviti.

10. Semak Laluan Kritikal dan Tarikh Siap

Perisian akan hasilkan:

• Laluan kritikal (Critical Path) — aktiviti yang jika lewat akan menyebabkan projek lewat
• Tarikh siap projek
• Tarikh mula dan tamat bagi setiap aktiviti

Pastikan:

• Laluan kritikal masuk akal (bukan kerja remeh yang mengawal jadual)
• Tiada aktiviti tergantung (dangling activities)
• Float (kelewatan tanpa kesan) digunakan secara munasabah

💡 Petanda jadual yang baik ialah apabila laluan kritikal mencerminkan aktiviti utama sebenar projek.

Kesimpulan

Jadual projek bukan sekadar hasil daripada menekan butang atau drag & drop bar Gantt. Ia perlu:

• Dibina berdasarkan deliverables
• Disokong oleh urutan logik, keperluan kontrak dan kapasiti sumber
• Dihasilkan menggunakan fungsi analisis perisian, bukan susun secara manual

Perisian seperti MS Project dan Primavera P6 hanyalah alat — keputusan, logik dan pemahaman datang daripada anda sebagai penjadual projek.

Jika anda rasa artikel ini berguna, kongsikan dengan rakan-rakan jurutera, kontraktor, atau pelajar yang mahu belajar cara sebenar membina jadual projek.

📩 Mahu lebih banyak panduan seperti ini atau latihan praktikal? Tinggalkan komen
atau hubungi kami di https://pengurusanprojek.com/hubungi-kami/