Kawalan Projek: Kenapa Ianya Sangat Penting?

Definisi kawalan projek seperti yang kita semua tahu merujuk kepada tindakan yang anda ambil sebagai pengurus projek untuk memastikan projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang anda ambil apabila perubahan kepada pelan asal diperlukan.

Selasa lepas saya menghadiri seminar “Doing Right Project Rightly” di INTAN di mana ucaptamanya disampaikan oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Setia Haji Ambrin bin Buang, Ketua Audit Negara. Salah satu punca utama yang telah menyebabkan banyak kegagalan projek, seperti yang didedahkan oleh beliau, adalah kelemahan dalam kawalan projek. Pendedahan tersebut selaras dengan oendapat ramai pakar, pengurus projek bertauliah, ahli akademik, dan ramai lagi. Kelemahan dalam pemantauan dan kawalan merupakan antara penyebab utama kegagalan projek.

Apa yang perlu dipantau? Apa yang perlu dikawal?

Umumnya yang perlu dipantau adalah:

1) Kemajuan sebenar:

  • Apakah status aktiviti-aktiviti yang telah dijadualkan untuk minggu/bulan ini?
  • Macam mana dengan kemajuan aktiviti? Lebih awal, lewat atau mengikut jadual?
  • Adakah perlu mengambil apa-apa tindakan pembetulan/pemulihan?

2) Bajet:

  • Berapa banyak yang telah dibelanjakan sehingga kini?
  • Berapa banyak peruntukan yang tinggal?
  • Adakah anda mempunyai anggaran terkini untuk menyiapkan baki kerja?

3)  Skop:

  • Adakah pasukan anda melaksana aktiviti yang di dalam skop atau di luar skop?
  • Adakah berlaku apa-apa perubahan yang akan memerlukan tambahan skop?

4)  Kualiti:

  • Adakah kerja yang dihasilkan menepati spesifikasi/kontrak? Soalan ini tak patut timbul kerana semestinya atau sepatutnya semua kerja yang dihasilkan hendaklah mematuhi spesifikasi/kontrak. Jika tidak, kerja tersebut tidak sepatutnya disahkan untuk bayaran.
  • Jika berlaku ketidakpatuhan, apa tindakan yang perlu diambil?

Bagaimana dengan sumber untuk melaksana aktiviti projek? Perlu tak dipantau? Bagi saya, ianya perlu. Jika sumber yang dibekalkan tidak seperti yang dirancang dari segi jumlah dan keupayaan, aktiviti-aktiviti berkenaan tidak akan dapat disiapkan seperti dijadualkan. Bagaimana pula dengan kesepaduan dan kerjasama ahli pasukan projek?

Pemantauan tanpa kawalan, tidak bererti. Kawalan tanpa pemantauan, tidak menentu. Kawalan sepatutnya menyusuli pemantauan, tetapi ia jarang dilakukan. Kalau ada pun kawalan, ianya dilaksana secara ‘ad hoc’ atau penyelesaian yang bersifat sementara, dibuat secara spontan/tanpa cukup perancangan.

Sebagai contoh, jika kemajuan terlewat daripada jadual, ramai pengurus projek yang akan menambah sumber. Namun begitu beliau tidak membuat analisa apa kesan penambahan sumber kepada pemulihan kemajuan projek. Tidak ramai pengurus projek yang menggunakan teknik mampatan jadual sebagai mekanisme kawalan. Teknik mampatan jadual merujuk kepada kaedah yang digunakan untuk memendekkan jadual, yang mungkin termasuk menambah sumber untuk memendekkan tempoh aktiviti tertentu yang menyumbang kepada kelewatan.

Kejayaan sesuatu projek bergantung kepada perancangan yang sesuai. Pelaksanaan aktiviti yang menepati jadual hanya boleh dicapai melalui penggunaan sistem kawalan projek yang sesuai.

2 Respons untuk Kawalan Projek: Kenapa Ianya Sangat Penting?

  1. ahmad abdul shahid kata:

    SalaM Sejahtera,

    Tuan,

    Boleh saya bertanya, merujuk kepada laman web tuan dan sedikit pembacaan dapat dilihat banyak mengandungi elemen yang ada dengan JKR. Adakah laman web ini dibangunkan oleh JKR. Saya terlihat ruang kursus yang ditawarkan dan juga nota terkini berkaitan 5 langkah untuk mengemaskini status projek yang mana menyatakan kaedah beri peringatan melalui email yang dapat dihubungkait dengan perisian pengurusan projek?…adakah ianya menunjukkan kepada MS Project 2013? .. saya ada sedikit pengetahuan ttg Ms Project 2013 namundemikian boleh saya dapat maklumbalas atau sedikit pengetahuan tentang ‘kemudahan email dalam perisian projek’? adakah ianya merujuk juga kepada ‘cloud’.

    soalan tambahan:-

    1. Apakah bentuk kursus yang ditawarkan berhubung dengan penjadualan projek?
    2. Panduan kepada jurutera muda untuk melalui PMI

    sekian.terima kasih.

    shahid
    J41 JKR

  2. Brahem kata:

    1. Laman web ini tidak dibangunkan oleh JKR. PMBoK (PMI) Versi 4 dijadikan sebagai panduan dlm penyediaan artikel dlm laman ini. Amalan pengurusan projek di JKR juga berdasarkan PMBoK, justeru terdapat kesamaan.

    2. Peringatan melalui emel – saya merujuk kpd sistem yang dibangunkan khusus seperti SKALA JKR, yang ahli pasukan projek boleh akses sistem dan juga memuatnaik fail (MS Project, Primavera, dll) drpd lokasi masing-masing. Sekiranya maklumat atau fail (updating/tracking) tidak dimuatnaik dalam tempoh yang telah ditetapkan, sistem akan secara otomatik menghantar emel kpd user berkenaan. Boleh juga guna Cloud.

    3. Kursus yg kami kendalikan:
    a. Membangunkan program kerja mengikut amalan terbaik untuk dikemukakan kepada Pegawai Penguasa bagi mendapatkan kelulusan;
    b. Menilai program kerja yang dikemukakan oleh kontraktor untuk tujuan kelulusan dan penggunaan sebagai alat pemantauan dan kawalan masa.

    4. JKR ada menyediakan kursus pengurusan projek, modulnya berasaskan Panduan PMI (PMBoK). Sila semak dengan bahagian latihan JKR

Komen Anda:

Emel anda tidak akan disiarkan. Diperlukan *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>