Kawalan Projek: Kenapa Ianya Sangat Penting?

Definisi kawalan projek seperti yang kita semua tahu merujuk kepada tindakan yang anda ambil sebagai pengurus projek untuk memastikan projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang anda ambil apabila perubahan kepada pelan asal diperlukan.

Selasa lepas saya menghadiri seminar “Doing Right Project Rightly” di INTAN di mana ucaptamanya disampaikan oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Setia Haji Ambrin bin Buang, Ketua Audit Negara. Salah satu punca utama yang telah menyebabkan banyak kegagalan projek, seperti yang didedahkan oleh beliau, adalah kelemahan dalam kawalan projek. Pendedahan tersebut selaras dengan oendapat ramai pakar, pengurus projek bertauliah, ahli akademik, dan ramai lagi. Kelemahan dalam pemantauan dan kawalan merupakan antara penyebab utama kegagalan projek.

Apa yang perlu dipantau? Apa yang perlu dikawal?

Umumnya yang perlu dipantau adalah:

1) Kemajuan sebenar:

  • Apakah status aktiviti-aktiviti yang telah dijadualkan untuk minggu/bulan ini?
  • Macam mana dengan kemajuan aktiviti? Lebih awal, lewat atau mengikut jadual?
  • Adakah perlu mengambil apa-apa tindakan pembetulan/pemulihan?

2) Bajet:

  • Berapa banyak yang telah dibelanjakan sehingga kini?
  • Berapa banyak peruntukan yang tinggal?
  • Adakah anda mempunyai anggaran terkini untuk menyiapkan baki kerja?

3)  Skop:

  • Adakah pasukan anda melaksana aktiviti yang di dalam skop atau di luar skop?
  • Adakah berlaku apa-apa perubahan yang akan memerlukan tambahan skop?

4)  Kualiti:

  • Adakah kerja yang dihasilkan menepati spesifikasi/kontrak? Soalan ini tak patut timbul kerana semestinya atau sepatutnya semua kerja yang dihasilkan hendaklah mematuhi spesifikasi/kontrak. Jika tidak, kerja tersebut tidak sepatutnya disahkan untuk bayaran.
  • Jika berlaku ketidakpatuhan, apa tindakan yang perlu diambil?

Bagaimana dengan sumber untuk melaksana aktiviti projek? Perlu tak dipantau? Bagi saya, ianya perlu. Jika sumber yang dibekalkan tidak seperti yang dirancang dari segi jumlah dan keupayaan, aktiviti-aktiviti berkenaan tidak akan dapat disiapkan seperti dijadualkan. Bagaimana pula dengan kesepaduan dan kerjasama ahli pasukan projek?

Pemantauan tanpa kawalan, tidak bererti. Kawalan tanpa pemantauan, tidak menentu. Kawalan sepatutnya menyusuli pemantauan, tetapi ia jarang dilakukan. Kalau ada pun kawalan, ianya dilaksana secara ‘ad hoc’ atau penyelesaian yang bersifat sementara, dibuat secara spontan/tanpa cukup perancangan.

Sebagai contoh, jika kemajuan terlewat daripada jadual, ramai pengurus projek yang akan menambah sumber. Namun begitu beliau tidak membuat analisa apa kesan penambahan sumber kepada pemulihan kemajuan projek. Tidak ramai pengurus projek yang menggunakan teknik mampatan jadual sebagai mekanisme kawalan. Teknik mampatan jadual merujuk kepada kaedah yang digunakan untuk memendekkan jadual, yang mungkin termasuk menambah sumber untuk memendekkan tempoh aktiviti tertentu yang menyumbang kepada kelewatan.

Kejayaan sesuatu projek bergantung kepada perancangan yang sesuai. Pelaksanaan aktiviti yang menepati jadual hanya boleh dicapai melalui penggunaan sistem kawalan projek yang sesuai.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>