Mengimbangkan Kekangan Tiga Serangkai

kekangan-tiga-serangkai

“Saya tak kira, walau apa cara pun saya nak projek ni siap dalam masa 6 bulan.”

Pengurus projek biasa menerima arahan sebegini dari klien atau pun bos, arahan yang sukar untuk dilaksanakan. Tempoh 6 bulan adalah singkat untuk projek pembinaan. Ini kadang-kadang membuat pengurus projek pening kepala. Bukannya tidak boleh disiapkan dalam tempoh tersebut, tetapi pengurangan tempoh pembinaan akan memberi kesan kepada kos dan skop projek.

Secara tradisi semua projek dilaksana dengan kekangan kos, skop dan masa, juga dikenali sebagai kekangan tiga serangkai. Ada fahaman lain yang memilih masa, kos dan kualiti sebagai kekangan dalam pelaksanaan sesuatu projek. Sebarang perubahan kepada mana-mana elemen tersebut akan memberi impak kepada elemen yang lain. Sebagai contoh, jika projek hendak disiapkan dengan cepat dan dengan piawai yang tinggi, kosnya adalah tinggi. Jika hendak disiapkan dengan cepat tetapi dengan kos yang rendah, piawaiannya perlu direndahkan. Jika memerlukan piawaian yang tinggi tetapi dengan kos yang rendah, maka pembinaannya akan mengambil masa yang lebih lama. Inilah peranan yang perlu dimainkan oleh pengurus projek, mengurus projek di dalam kekangan yang telah ditetapkan.

Berat mata memandang, berat lagi bahu memikul. Di dalam mengurus sesuatu projek, pengurus projek bukan berdepan dengan hanya seorang pihak berkepentingan. Setiap dari mereka mempunyai prioriti yang berbeza dan ianya perlu dipenuhi demi kejayaan projek. Sebagai contoh orang teknikal cenderung untuk meletakkan keutamaan tinggi kepada elemen teknikal produk (skop, kefungsian atau kualiti), dan memberi keutamaan yang rendah kepada masa dan kos. Eksekutif kewangan akan memberi keutamaan kepada kos dan pada amnya tidak prihatin tentang masa atau skop.

Apabila pengurus projek terpaksa pilih salah satu daripada tiga kekangan tersebut dan mengenepikan yang lain, masalah akan timbul. Antara ketiga-tiga kekangan tersebut, yang mana perlu dikorbankan untuk memberi laluan kepada yang lebih penting? Jika cadangan perubahan skop dipertimbangkan, ia akan melibatkan kos tambahan dan mungkin juga tambahan masa. Sekiranya tempoh asal ingin dikekalkan, kos tambahan juga diperlukan untuk mempercepatkan kerja. Apa pilihan terbaik untuk pengurus projek? Satu-satunya cara untuk pengurus projek membuat pilihan terbaik adalah dengan mengetahui keutamaan setiap kekangan tiga serangkai tersebut. Apa prioriti pelanggan berhubung dengan kekangan tiga serangkai tersebut? Berasaskan maklumat tersebut, pengurus projek boleh membuat keputusan untuk memastikan kejayaan projek.

Contoh: Semasa pelaksanaan sebuah projek hospital, pihak pelanggan menambah skop untuk mengambilkira perkembangan terbaru dalam teknologi penjagaan kesihatan. Kesannya; kos projek akan meningkat dan tempoh penyiapan projek mungkin akan bertambah. Pihak pelanggan mungkin mempunyai bajet untuk menampung pertambahan kos, tetapi bagaimana dengan masa? Adakah lanjutan masa akan diberikan sekiranya pertambahan skop tersebut mempunyai kesan ke atas jadual projek? Atau pelanggan ingin mengekalkan tempoh asal. Sekiranya dikekalkan, berapakah kos untuk membayar percepatan kerja? Masih boleh ditampung?

Dalam contoh di atas, atau dalam situasi yang serupa, pengurus projek perlu mengimbangkan semula projek untuk memenuhi kekangan baru dan memastikan kejayaan projek.

Walaupun ungkapan “kekangan tiga serangkai” membayangkan bahawa hanya tiga faktor yang penting namun dalam banyak kes kekangan lain juga perlu dipertimbangkan. Ia termasuk elemen seperti kepuasan pelanggan, kualiti produk dan risiko projek. Walau apa pun kekangan yang dikenalpasti, adalah menjadi peranan pengurus projek untuk mengekalkan keseimbangan di antara mereka berdasarkan prioriti. Pengurus projek perlu mengelakkan kesilapan dengan menetapkan keutamaan tersebut secara sendirian. Sebaliknya perlu ada persetujuan dari pihak berkepentingan yang utama dalam projek seperti pelanggan, pembiaya projek dan penduduk di sekeliling kawasan projek.

Untuk memastikan kejayaan sesuatu projek, kekangan tiga serangkai perlu diurus dengan baik.

Komen Anda:

Emel anda tidak akan disiarkan. Diperlukan *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>