Penjadualan: Kenapa Tak Boleh Hubungkan Ke Ringkasan Tugasan

“Adakah amalan menghubungkan aktiviti atau satu ringkasan tugasan (summary tasks) ke satu ringkasan tugasan yang lain satu amalan yang baik?”

Apa itu Ringkasan Tugasan?

Dalam penjadualan projek; ringkasan tugasan atau ringkasan aktiviti adalah ringkasan sub-aktiviti di bawahnya. MS Project atau Primavera secara automatik mengira ringkasan maklumat aktiviti (seperti tempoh dan kos) menggunakan maklumat yang dimasukkan untuk setiap sub-aktiviti.

Secara umum menghubungkan aktiviti dan/atau satu ringkasan tugasan ke satu ringkasan tugasan yang lain bukanlah satu amalan yang baik. Piawai amalan terbaik penjadualan PMI tidak menggalakkan hubungan kepada ringkasan tugasan. Antara sebab yang diberikan adalah penggunaan tersebut mungkin akan menghasilkan ralat logik.

Hubungan ke ringkasan tugasan boleh menghasilkan ralat dalam logik dan biasanya akan memanjangkan tempoh jadual.

Pertimbangkan contoh di bawah. Aktiviti ‘brick laying’ di Panel 1 dijadualkan siap dalam tempoh 5 hari. Disebabkan hubungan dibuat ke ringkasan tugasan maka terdapat jurang antara aktiviti ini dengan aktiviti yang menyusulinya, iaitu aktiviti ‘plastering’ untuk Panel 1. Ia hanya akan bermula pada 18/2 dan bukan 11/2 sebagaimana sepatutnya. Begitu juga antara aktiviti ‘plastering’ Panel 1 dengan aktiviti ‘painting’ Panel 1. Jurang tersebut menyebabkan tempoh projek yang sepatutnya 14 hari menjadi 18 hari.

SummaryTask-Linked

Hubungan yang patut digunakan seharusnya hanya di antara aktiviti atau milestone dengan aktiviti atau milestone sahaja, seperti contoh di bawah. Perasan tak tempoh projek adalah 14 hari, dan aktiviti ‘plastering’ panel 1 dijadual bermula pada 11/2, bukannya 18/2.

SummaryTask-Unlinked

Secara umum menghubungkan aktiviti di bawah struktur pecahan kerja dengan ringkasan aktiviti bukanlah satu amalan yang baik dan mungkin menyebabkan kesan negatif dalam penjadualan justeru perlu dielakkan. Sub-akitviti dan milestone sahaja yang seharusnya menggerakkan jadual ke hadapan, bukannya ringkasan aktiviti. Setakat ini saya belum berjumpa dengan sebab positif untuk menghubungkan sub-aktiviti dengan ringkasan aktiviti, atau ringkasan aktiviti dengan satu ringkasan aktiviti yang lain, kecuali menjimatkan masa dengan memudahkan pewujudan kebergantungan dalam penjadualan projek.

Hubungan Aktiviti SS: Penjadual Nak Senang Kerja

Dalam kursus yang dikendalikan, saya beritahu para peserta yang hubungan aktiviti jenis SS tidak digalakkan kerana akan memberi gambaran yang tidak tepat ketika melaksana pengesanan kemajuan projek. Hubungan SS biasanya digunakan oleh mereka yang mengambil jalan mudah untuk mendapatkan tarikh siap projek mengikut kontrak—tidak melaksana mampatan jadual sebagaimana sepatutnya.

Ada perserta yang bertanya kenapa tidak boleh guna hubungan tersebut. Beliau memberitahu bahawa kebanyakan aktiviti projek jalan raya dan projek infrastruktur perlu bertindih justeru kita tidak boleh hanya menggunakan hubungan FS. Jika tidak, tempoh projek akan lebih panjang dari sepatutnya. Beliau memberi contoh kerja menyembur “tack coat”. Tak kan beliau nak tunggu sampai selesai menyembur “tack coat” baru nak hampar “wearing course” sedangkan ianya boleh dihampar selepas 2 hari disembur. Jawapan saya; boleh tak pecahkan kerja kepada pakej kerja (WBS) yang lebih kecil agar “wearing course” dihampar sebaik sahaja selepas 2 hari penyemburan “tack coat” siap dilaksana.

Hubungan SS memang ada gunanya, namun kebiasaannya ia disalah guna untuk cepat siapkan jadual kerja projek. Sudah tentu, sebagai penjadual projek kita cuba untuk memastikan kaedah optimum pembinaan memandangkan kekangan masa. Jika aktiviti B secara mandatori perlu bermula sebaik sahaja aktiviti A telah bermula, maka hubungan SS adalah betul. Jika ianya bergantung kepada budi bicara, jangan gunakan hubungan tersebut.

Berikut adalah kesan penggunaan hubungan SS dalam penjadualan:

hubunganSS

Di dalam contoh di atas; aktiviti B dihubung dengan aktiviti A menggunakan hubungan SS dan lag 5 hari, tarikh siap adalah pada 10 April. Katakan apabila projek dah bermula; berlaku kelewatan kepada aktiviti A, ia hanya dapat disiapkan pada 15 Mac (paparan di bawah). Kelewatan ini (5 hari) sepatutnya menganjakkan tarikh ‘siap’ tetapi tidak. Ini memberi gambaran bahawa projek masih mengikut jadual walaupun aktiviti kritikal telah terlewat.

KemajuanSS

Di dalam contoh di bawah saya pecahkan aktiviti A kepada aktiviti A1 dan aktiviti A2; aktiviti B kepada aktiviti B1 dan aktiviti B2. Aktiviti-aktiviti tersebut dihubungkan dengan hubungan FS. Tarikh siap projek masih 10 April seperti contoh di atas (menggunakan hubungan SS).

hubunganFS

Paparan berikut menunjukkan aktiviti-aktiviti dikemaskini dengan aktiviti A1 lewat 5 hari, sama seperti dengan contoh yang menggunakan hubungan SS. Namun kelewatan ini menganjakkan tarikh ‘siap’ projek ke 17 April (5 hari bekerja selepas 10 April).

kemajuanFS

Kesimpulan: Tujuan penggunaan hubungan SS mungkin menunjukkan logik yang betul ketika mula-mula menyediakan jadual projek. Namun apabila projek sudah bermula, kita patut fikirkan sama ada hubungan SS masih lagi logik untuk baki tempoh aktiviti dan juga setiap kali jadual dikemaskinikan. Selalunya hubungan SS  tidak akan menggambarkan keadaan sebenar di tapak apabila jadual projek dikemaskini dengan kemajuan semasa.

6 Langkah Penyediaan Jadual Projek Yang Berkesan

Saya selalu mendengar orang berkata, “buat apa sediakan jadual, projek lewat juga!” Memang benar, banyak projek yang gagal disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun disediakan jadual projek. Namun penyediaan jadual projek semata-mata tidak menjamin kejayaan projek.

Pensijilan ISO 9001:2008 Tidak Menjamin Kualiti

ISO 9001:2008

Produk atau perkhidmatan yang diberikan oleh organisasi yang mempunyai pensijilan ISO 9001:2008 tidak semestinya mempunyai kualiti. Justeru penganugerahan sijil tersebut tidak wajar dianggap sebagai sesuatu yang berprestij kerana ia tidak boleh dikaitkan dengan jaminan kualiti.

Struktur Pecahan Kerja (WBS)

Struktur Pecahan Kerja atau lebih dikenali dengan WBS (Work Breakdown Structure) merupakan tulang belakang projek.  Ia digunakan sebagai asas untuk memperuntukkan sumber dan tanggungjawab kepada ahli pasukan projek. WBS merupakan perkakasan utama untuk pengurus projek mengurus projek dengan berkesan.

Powered by WordPress and ShopThemes