Pernah tak anda sampai ke tapak projek dan tertanya-tanya — “Eh, projek ikut jadual ke ni?”
Soalan ringkas, tapi jawapan dia tak semestinya mudah.
Dalam dunia pengurusan projek, terutama projek berskala besar macam pembinaan, oil & gas, atau infrastruktur, memastikan projek “ikut jadual” adalah kunci kepada kejayaan. Tapi bagaimana kita nak pastikan perkara tu?
Jom kita kupas satu per satu.
Satu daripada soalan yang lazim ditanya ialah mengapa kemajuan kewangan berbeza jauh dengan kemajuan fizikal. Persepsi yang timbul:
Sebelum kita berbicara lebih lanjut tentang mengapa terdapat perbezaan yang jauh antara kemajuan kewangan dengan kemajuan fizikal projek, mari kita fahami dulu cara pengiraan kemajuan projek tersebut.
Pihak berkepentingan projek kebanyakannya akan bertanya tentang tiga perkara semasa pelaksanaan projek:
(i) Sama ada aktiviti projek berjalan selaras dengan jadual kerja atau tidak,
(ii) Sama ada kos projek berada dalam anggaran bajet projek atau tidak, dan
(iii) Berapakah kemajuan fizikal projek?
Biasanya, jawapan kepada soalan terakhir adalah yang paling tidak konsisten. Di Malaysia, terdapat tiga definisi atau takrifan kemajuan fizikal projek yang biasa gunakan, iaitu:
Apa maksud sebenar kemajuan kewangan projek? Ramai yang terkeliru tentang definisinya. Ada yang tertanya-tanya apa definisi kemajuan kewangan yang perlu digunakan dalam laporan kemajuan projek. Kekeliruan tentang maksud kemajuan kewangan yang digunakan di dalam laporan kemajuan projek boleh membawa kepada beberapa implikasi negatif.
Beberapa orang student saya pernah bertanya bagaimana mereka nak terangkan kepada client yang status kemajuan projek adalah mengikut jadual walaupun perbezaan atau varian antara kemajuan sebenar dengan kemajuan dirancang adalah negatif. Kebanyakan orang beranggapan kemajuan projek adalah lewat sekiranya kemajuan sebenar dicapai adalah lebih rendah daripada kemajuan dirancang. Benarkah apabila varians kemajuan negatif maka kemajuan projek adalah lewat?
Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR) telah mengeluarkan garis panduan penyediaan program kerja atau jadual kerja bagi projek pembinaan pada tahun 2011. Setiap program kerja (CPM) yang dikemukakan kepada Pegawai Penguasa (S.O) untuk kelulusan, perlu mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam garis panduan tersebut. Tanpa kefahaman terhadap garis panduan ini, penyediaan jadual akan berisiko ditolak atau memerlukan pindaan berulang kali—melambatkan proses kelulusan dan menjejaskan reputasi kontraktor.
Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya Bil 6/2015 telah menggariskan beberapa perkara yang perlu dipatuhi oleh pegawai Jabatan Kerja Raya (JKR) dalam memantau dan mengawal kemajuan kerja projek pembinaan. Ianya bertujuan untuk memperkemaskan dan menyeragamkan kaedah pemantauan dan kawalan kemajuan pembinaan projek. Mulai daripada tarikh surat arahan tersebut, pemantauan bagi semua projek JKR hendaklah dilaksana berdasarkan panduan yang terkandung dalam surat arahan.
“Kenapa status kemajuan projek yang dilaporkan oleh kontraktor tidak sama dengan apa yang dilaporkan oleh sistem pemantauan projek pejabat saya?” tanya seorang peserta kursus.
“Beza macam mana?” saya meminta penjelasan.
“Sistem pejabat saya melaporkan kemajuan projek lewat sebanyak 15 hari, tetapi kontraktor melaporkan kemajuan adalah mengikut jadual. Yang mana satu betul?”
Penggunaan tips ini akan membantu anda mendapatkan laporan status projek daripada pasukan anda dengan lebih cepat.
Langkah 1: Tetapkan jadual
Jadikan ianya mudah untuk ahli pasukan projek anda mengingati bila mereka perlu menyediakan laporan status projek untuk anda dengan berpandukan jadual yang ditetapkan. Adakah anda memerlukan kemas kini setiap petang Jumaat? Setiap pagi Isnin? Tidak kira bila atau hari apa yang ditetapkan asalkan ianya adalah tetap. Ini akan menjadikannya sebagai rutin bagi ahli pasukan. Mereka boleh mengemaskini status dengan lebih awal kerana mereka tahu bila ia akan diperlukan.
Definisi kawalan projek seperti yang kita semua tahu merujuk kepada tindakan yang anda ambil sebagai pengurus projek untuk memastikan projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang anda ambil apabila perubahan kepada pelan asal diperlukan.
Selasa lepas saya menghadiri seminar “Doing Right Project Rightly” di INTAN di mana ucaptamanya disampaikan oleh YBhg. Tan Sri Dato’ Setia Haji Ambrin bin Buang, Ketua Audit Negara. Salah satu punca utama yang telah menyebabkan banyak kegagalan projek, seperti yang didedahkan oleh beliau, adalah kelemahan dalam kawalan projek. Pendedahan tersebut selaras dengan oendapat ramai pakar, pengurus projek bertauliah, ahli akademik, dan ramai lagi. Kelemahan dalam pemantauan dan kawalan merupakan antara penyebab utama kegagalan projek.
Apa yang perlu dipantau? Apa yang perlu dikawal?
