Apa cara yang betul untuk kira kemajuan projek? Bila sebut pasal kemajuan projek dalam Microsoft Project, kita akan jumpa satu “trend pelik tapi biasa”: ramai planner guna field Text untuk letak formula kiraan kemajuan fizikal berdasarkan weightage kos.

Katanya lebih senang nak buat progress claim, katanya lebih ‘accurate’ sebab ikut cost.

Tapi…

📢 Hello! That’s not how MS Project works.
Dan lebih penting – itu bukan cara yang betul untuk ukur kemajuan fizikal projek.

Apa Isunya?

Mari kita faham dulu.

Dalam MS Project, ada satu field yang memang dah disediakan khas untuk kemajuan fizikal iaitu “% Complete“.
Tapi bila planner pilih untuk abaikan % Complete dan cipta formula buatan sendiri dalam Text berdasarkan kos atau weightage RM — kita dah silap hala tuju.

Kenapa Ini Amalan Buruk?

1. Mengelirukan Stakeholder

• Bila orang tengok progress report, mereka anggap itu kemajuan fizikal — padahal ia kiraan berdasarkan kos.
• Jurutera tapak tengok struktur baru 20%, tapi report kata dah 60% siap. “Huh?”

2. Memalsukan Realiti Tapak

• Hanya sebab satu aktiviti bernilai tinggi (mahal) disiapkan awal, keseluruhan projek nampak macam dah banyak siap.
• Tapi hakikatnya, kemajuan fizikal masih rendah.

3. Merosakkan Logik Jadual

• % Complete ada fungsi penting dalam penjejakan laluan kritikal (Actual Start / Actual Finish)
• Bila kita tak update % Complete, indirectly semua analisis delay, float, dan forecast jadi tak boleh pakai.

4. Tidak Boleh Diaudit

• Formula dalam Text ni biasanya tak ada justifikasi yang munasabah
• Bila auditor atau pegawai pemantau tanya: “Macam mana awak kira kemajuan fizikal?” — planner terkebil-kebil jawab, “Kita letak formula sendiri…”

Penyelesaian Profesional

Bila nak sediakan laporan kemajuan projek — buatlah dengan cara yang betul.

1. Kemajuan Fizikal → Guna “% Complete”

• Masukkan data dalam “field % Complete” berdasarkan status kemajuan sebenar aktiviti.
• Juga kemas kinikan “Actual Start” dan “Actual Finish” untuk dapatkan progress reporting, variance dan delay analysis yang tepat.

2. Kemajuan Kewangan → Guna “Field Cost”

• Kemajuan dikira berdasarkan nilai kerja (Earned Value).
• Gunakan field seperti “Actual Cost” & “Baseline Cost” untuk analisis kemajuan kewangan.

3. Nak Guna Weightage Kos?

• Tiada masalah. Tapi pastikan ia bukan digunakan untuk ukur kemajuan fizikal.
• Jika perlu, gunakan Excel untuk jana weighted progress berdasarkan kos.

🛎️ Wake-up Call untuk Planner

MS Project bukan Excel. Ia ada struktur data yang tersusun. Bila field Text untuk kira progress fizikal berdasarkan kos, ia tak menggambarkan keadaan sebenar. Kos aktiviti yang tinggi tidak menggambarkan kemajuan fizikal yang tinggi.

Tak hairanlah bila laporan tak seiring dengan realiti tapak. Bila kena audit, planner jadi defensive. Bila projek delay, semua salah sistem – padahal kita yang salah guna sistem.

Kesimpulan

✅ Guna % Complete untuk kemajuan fizikal.
✅ Guna field kos untuk kemajuan kewangan.
❌ Jangan ganti data rasmi dengan formula homemade dalam Text.
📈 Kalau perlu gabung dua-dua, guna tools tambahan — bukan rosakkan logik MS Project.

Kalau anda pernah guna Text untuk kira progress fizikal, takpe — semua orang pernah salah. Tapi sekarang… dah tahu. Ubah hari ini.

Untuk definisi Kemajuan Fizikal, rujuk di sini.

Unutk definisi Kemajuan Kewangan, rujuk di sini.

Untuk versi Bahasa Inggeris, klik di sini.