Pihak berkepentingan projek kebanyakannya akan bertanya tentang tiga perkara semasa pelaksanaan projek:

(i) Sama ada aktiviti projek berjalan selaras dengan jadual kerja atau tidak,
(ii) Sama ada kos projek berada dalam anggaran bajet projek atau tidak, dan
(iii) Berapakah kemajuan fizikal projek?

Biasanya, jawapan kepada soalan terakhir adalah yang paling tidak konsisten. Di Malaysia, terdapat tiga definisi atau takrifan kemajuan fizikal projek yang biasa gunakan, iaitu:

1. Berdasarkan kos bagi kerja fizikal (seperti tiang, paip dan pagar)

Peratus kemajuan fizikal ditakrif sebagai kos kerja fizikal dilaksana berbanding dengan kos kerja fizikal keseluruhan. Contoh; kos kerja fizikal yang disiapkan adalah RM 500 ribu dan jumlah kos kerja fizikal adalah RM 1 juta, maka kemajuan fizikal ialah 50%.

2. Berdasarkan jumlah kerja fizikal

Peratus kemajuan fizikal ditakrif sebagai jumlah kerja fizikal disiapkan pada tarikh status berbanding jumlah kerja. Contoh; jumlah paip yang siap dipasang adalah 500 meter berbanding dengan 1 km bagi keseluruhan paip, maka kemajuan fizikal kerja pemasangan paip ialah 50%.

3. Berdasarkan tempoh masa pelaksanaan aktiviti

Peratus kemajuan fizikal ditakrif sebagai tempoh masa yang diambil untuk menyiapkan kerja, sama ada kerja fizikal atau bukan fizikal, pada tarikh status berbanding jumlah tempoh masa yang diperuntukkan. Contoh; 500 meter paip siap dipasang dalam tempoh 5 hari berbanding 10 hari yang diperuntukkan, maka kemajuan fizikal adalah 50% (5 hari bahagi 10 hari).

Dalam ketiga-tiga definisi di atas, kita dapat lihat kemajuan 50% membawa maksud yang berbeza. Bagi mengelak kekeliruan, definisi yang digunakan hendaklah dipersetujui bersama pihak berkepentingan di peringkat awal projek.

Projek Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR) menggunakan tempoh masa untuk menjumlahkan peratus kemajuan fizikal keseluruhan projek. Namun begitu, peratus kemajuan (% Complete) sebenar pada tahap aktiviti dikira berdasarkan jumlah kerja yang disiapkan. Ini adalah untuk mengelakkan peratus kemajuan menjadi lebih daripada 100% apabila masa yang diambil melebihi tempoh masa aktiviti. Sebagai contoh, kerja pemasangan paip siap 500 meter dalam tempoh 7 hari; kemajuan fizikal sebenar yang direkodkan ialah 50% (500m bahagi 1000m) bukannya 70% (7 hari bahagi 10 hari).

Kaedah wajaran (weightage) digunakan bagi menjumlahkan kemajuan fizikal projek secara keseluruhan. Jadual berikut menunjukkan aplikasi wajaran dalam pengiraan kemajuan fizikal berdasarkan tempoh aktiviti.

Kaedah wajaran di atas digunakan oleh perisian pengurusan projek, seperti Microsoft Project, untuk mengira kemajuan fizikal keseluruhan projek pada tarikh status. Dalam jadual di atas, kemajuan fizikal keseluruhan projek pada tarikh status ialah 67.6%. Kemajuan pada tahap aktiviti ialah seperti yang ditunjukkan di dalam lajur “% Kemajuan”.