Ilmu pengurusan projek mungkin sesuatu yang asing bagi kebanyakan orang walau pun mereka, secara sedar atau tak sedar, terlibat dengan pengurusan projek. Pengurusan projek tidak hanya untuk projek pembinaan, ia juga digunakan bagi mengurus projek bukan fizikal seperti pembangunan laman web. Ia juga boleh digunakan dalam kehidupan seharian seperti mengadakan majlis perkahwinan dan merancang percutian keluarga. Jika teknik dan alatan pengurusan projek digunakan dengan cara yang betul, ia akan dapat membantu anda mencapai objektif projek dengan jayanya. Pengurusan projek yang lemah boleh menyebabkan kesukaran untuk menyiapkan projek mengikut jadual, kos dan kualiti. Justeru, apa yang diperlukan oleh pengurus projek untuk memastikan pengurusan projek dilaksana dengan sebaik mungkin? Beliau memerlukan amalan terbaik pengurusan projek.

Apakah Amalan Terbaik?

Pada asasnya, amalan terbaik ialah cara khusus melakukan sesuatu yang jika diamalkan, akan memberi hasil yang terbaik setiap kali. Ia adalah pilihan terbaik kerana amalan berkenaan telah terbukti keberkesanannya. Kita tidak perlu mencuba beberapa kaedah lain untuk menguji keberkesanannya. Jika anda menggunakan amalan terbaik, anda telah memastikan yang anda melaksana aktiviti berkenaan dengan cara sebagai mana ia sepatutnya dilaksanakan.

Jadi, apakah amalan terbaik yang perlu anda amalkan? Berikut saya ringkaskan tujuh daripada amalan terbaik pengurusan projek yang boleh anda amalkan bagi memastikan kejayaan projek anda.

1. Tentukan Skop dan Objektif

Pertama, fahami objektif projek. Katakan anda ditugaskan untuk melaksana projek pembinaan sebuah masjid. Adakah objektifnya ialah sebagai tempat beribadat sahaja? Atau, adakah masjid tersebut akan berfungsi sebagai pusat komuniti, di mana kemudahan lain seperti bilik kuliah, bilik akad nikah, kedai kooperasi dan padang futsal turut disediakan? Memahami objektif sebenar akan membantu anda merancang projek dengan baik.

Skop mentakrifkan sempadan sesuatu projek. Berapa banyak kerja yang perlu dilaksana dapat ditentukan apabila skop projek telah ditetapkan.

Fahami siapa pihak berkepentingan dan apakah yang mereka harapkan dari projek berkenaan. Apabila skop telah ditentukan, dapatkan persetujuan pihak berkepentingan berkenaan.

2. Tentukan Penyampaian Projek

Anda perlu tentukan apakah penyampaian (deliverables) atau produk projek anda. Jika projek anda ialah membina laman web, maka penyampaiannya ialah laman web dan peta laman yang siap sedia untuk di muat naik ke hosting. Oleh itu, tentukan apakah produk projek anda dan dokumentasikannya dengan terperinci untuk membolehkan pasukan projek mengzahirkannya dengan betul dan berkesan.

Penetapan atau definisi penyampaian projek hendaklah disemak oleh pihak berkepentingan utama dan memberi persetujuan bahawa definisi tersebut menggambarkan dengan tepat apa yang mesti disampaikan.

3. Perancangan Projek

Perancangan melibatkan penentuan sumber dan bajet yang diperlukan untuk menyiapkan projek.

Perancangan juga melibatkan penentuan aktiviti yang perlu dilaksana untuk menzahirkan penyampaian projek menggunakan teknik seperti Struktur Pecahan Kerja (WBS). Anda perlu menganggarkan masa dan usaha yang diperlukan untuk setiap aktiviti dan menentukan kebergantungan antara aktiviti, dan menyediakan jadual yang realistik untuk menyiapkan aktiviti tersebut. Penjadual projek (project planner) perlu libatkan pengurus projek dan ahli pasukan projek bagi menentukan tempoh aktiviti. Tetapkan milestone yang menunjukkan tarikh atau peristiwa penting di sepanjang pelaksanaan projek. Dokumentasikannya di dalam pelan projek. Dapatkan pihak berkepentingan utama untuk menyemak dan bersetuju dengan pelan projek tersebut.

4. Komunikasi

Tidak ada gunanya pelan projek melainkan ia telah disampaikan dengan berkesan kepada ahli pasukan projek. Begitu juga dengan berbagai laporan projek yang disediakan. Setiap ahli pasukan projek dan pihak berkepentingan perlu tahu tanggungjawab mereka atau pun apa tindakan yang perlu diambil oleh mereka bagi memastikan kelancaran pelaksanaan projek.

Saya pernah melawat satu projek di mana program kerja tersimpan dengan baik di dalam fail projek. Program kerja, selain daripada alatan pengurusan projek, juga merupakan alat komunikasi projek. Masalahnya, tiada siapa di dalam pasukan projek yang tahu tentang aktiviti dan milestone kerana program kerja tidak dikongsikan dengan sesiapa pun. Projek mengalami masalah kelewatan kerana ahli pasukan melaksana aktiviti yang mereka anggap penting, atau pun aktiviti yang boleh dilaksana, daripada melakukan aktiviti yang dijadualkan di dalam program kerja.

5. Mengesan dan Melapor Kemajuan Projek

Apabila projek telah berjalan, anda perlu memantau dan membandingkan kemajuan sebenar dengan kemajuan yang dirancang. Anda memerlukan laporan kemajuan daripada ahli pasukan projek. Anda perlu merekodkan varians di antara kos, jadual dan skop sebenar dengan yang dirancang. Laporan tersebut perlu disampaikan kepada pengurus dan pihak berkepentingan utama dan diambil tindakan pembetulan sekiranya varians menjadi terlalu besar.

Anda boleh melaraskan pelan dalam pelbagai cara untuk mengembalikan projek ke landasan tetapi anda perlu sentiasa menjugel kos, skop dan jadual. Jika pengurus projek mengubah salah satu daripada elemen ini, maka satu atau kedua-dua elemen lain sudah semestinya perlu diubah. Keperluan menjugel tiga elemen ini – dikenali sebagai segitiga projek – selalunya membuat pengurus projek sakit kepala!

6. Pengurusan Perubahan

Pelanggan atau pihak berkepentingan sering mengubah fikiran mereka tentang penyampaian projek. Kadangkala persekitaran perniagaan berubah selepas projek dimulakan, jadi andaian yang dibuat pada permulaan projek mungkin tidak lagi sah. Ini selalunya bermakna skop atau penyampaian projek perlu diubah. Jika pengurus projek menerima semua perubahan ke dalam projek, projek tersebut pasti akan melebihi bajet, lewat dan mungkin tidak akan siap.

Dengan mengurus perubahan, pengurus projek boleh membuat keputusan sama ada untuk memasukkan perubahan itu dengan segera atau pada masa hadapan, atau menolaknya. Ini meningkatkan peluang kejayaan projek kerana pengurus projek mengawal bagaimana perubahan itu digabungkan. Justeru beliau boleh memperuntukkan sumber dengan sewajarnya dan boleh merancang bila dan bagaimana perubahan itu akan dilaksanakan. Gagal mengurus perubahan dengan berkesan sering menjadi punca kepada kegagalan projek

7. Pengurusan Risiko

Pengurusan projek tidak akan berkesan sekiranya risiko projek tidak diurus dengan baik. Risiko adalah peristiwa yang boleh menjejaskan kejayaan projek. Saya terlibat dengan projek di mana pengurusan risiko diambil kira: staf tidak mempunyai kemahiran teknikal yang diperlukan untuk melaksana kerja, perkakasan tidak dihantar tepat pada masanya, kelulusan pihak berkuasa tempatan tidak diperolehi dalam tempoh dijanjikan, dan banyak lagi. Risiko akan berbeza bagi setiap projek, oleh itu ia perlu dikenal pasti secepat mungkin. Perancangan mesti dibuat untuk mengelakkan risiko, atau, jika risiko tidak dapat dielakkan, merawat risiko untuk mengurangkan kesannya jika ia berlaku. Ini dikenali sebagai pengurusan risiko.

Tidak semua risiko akan diuruskan kerana kemungkinan ianya terlalu banyak dan tidak semua risiko mempunyai kesan yang sama. Jadi, kenal pasti semua risiko, anggarkan kemungkinan setiap risiko berlaku (1 = tidak mungkin, 2 = mungkin berkemungkinan, 3 = sangat mungkin). Anggarkan impaknya ke atas projek (1 – rendah, 2 – sederhana, 3 – tinggi), kemudian darabkan kedua-dua nombor untuk memberikan kadar risiko. Kadar risiko bersamaan 9 menunjukkan risiko yang paling teruk. Kadar risiko juga boleh ditentukan dengan menggunakan matrik risiko. Kadar risiko dikategorikan sebagai rendah, sederhana, tinggi dan sangat tinggi. Semua risiko dalam kategori tinggi dan sangat tinggi perlu diurus. Sentiasa semak risiko dan kenal pasti yang baru muncul kerana risiko boleh berlaku pada bila-bila masa.

Tidak menguruskan risiko dengan berkesan adalah sebab biasa mengapa projek gagal.

Ringkasan

Melaksana amalan terbaik pengurusan projek ini tidak menjamin projek akan berjaya tetapi ia akan memberi peluang kejayaan yang lebih baik. Mengabaikan amalan terbaik ini hampir pasti akan membawa kepada kegagalan projek.